不動産業向け 契約更新のご案内
契約更新のご案内は、契約期間の満了が近づいたときに借主へ送る文書です。更新するか退去するかを、期限までに返答してもらうのが目的です。
案内で問い合わせが増えるのは、更新料と、更新しない場合の手続が書かれていないときです。この2つを書いておけば、電話の多くは要らなくなります。
このテンプレートは、更新後の条件・費用・手続の期限を示し、返信欄を切り取り線の下に置いた形にしています。
契約更新のご案内（Word）を無料でダウンロード
会員登録は不要です。下のフォームを送信すると、その場でWordのダウンロードが始まります。
ダウンロードを開始しました
自動で始まらない場合は、下のボタンから取得してください。リンクの有効期限は14日間です。
ファイルを取得するうまく開けないときは info@syojin.com までご連絡ください。
このテンプレートは誰向けですか
- 不動産業で賃貸管理の書類を作成している方
- 担当になったばかりで、まず使える様式が欲しい方
- 今使っている様式を見直す参考にしたい方
どのような場面で使いますか
賃貸管理の場面で使います。Wordで自社の内容に書き換えて使います。記入用・記入例・説明の3部が1つのファイルに入っているので、使うときは記入用だけを残してください。
含まれる項目
このテンプレートには、次の項目が入っています。不要な項目は削除して構いません。
- 1 現在のご契約
- 契約期間
- 満了日
- 現在の賃料
- 現在の共益費
- 2 更新後のご契約条件
- 3 更新に要する費用
- 合計
- お支払いの期限
- お支払いの方法
- 4 更新のお手続き
- 5 更新されない（ご退去される）場合
- 6 お問い合わせ先
- 会社名
- 担当
- 電話番号
- 受付時間
- 切 り 取 り 線
- 物件・部屋番号
- 借主氏名
- ご意向
- （退去の場合）退去予定日
- ご連絡先電話番号
- ご返送の期限
文書のプレビュー
実際のファイルの記入例ページです。
| 賃貸借契約更新のご案内 【記入例】 | |
| 前文 | 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。さて、ご契約いただいております上記物件の賃貸借契約が、下記のとおり満了と… |
| 見出し | 内容 |
| 1 現在のご契約 | |
| 2 更新後のご契約条件 | 項目・現在・更新後 |
| 3 更新に要する費用 | 費目・金額・備考 |
| 4 更新のお手続き | 同封の更新契約書に、借主様・連帯保証人様がご署名・ご捺印ください。 |
ファイル形式
| 形式 | Word（.docx） |
|---|---|
| 対応 | Microsoft Word 2016以降 ／ Googleドキュメント ／ LibreOffice Writer |
| 用紙 | A4縦・余白20mmで設定済み |
| 構成 | 本文 ／ 記入例 ／ 説明 |
| マクロ | 使用していません |
| ファイルサイズ | Word 約 8 KB |
| 更新日 | 2026年8月23日 |
| 利用料 | 無料（会員登録は不要です） |
入力方法
- 記入例と説明のページを削除します。ファイルの2ページ目以降が見本と説明です。使うときは1枚目だけを残してください。
- 枠で囲った基本情報を埋めます。事業所名・日付・作成者を先に入れておくと、後から版を追えます。
- 本文の「○○」を自社の内容に置き換えます。置き換え漏れがないか、保存前に「○」で検索してください。
- 自社に無い条や項目は、まるごと削除します。実態と違う条文を残すと、そこを指摘されます。
- 日付と署名欄を確認します。この2つが抜けていると差し戻しの原因になります。
カスタマイズ方法
- 条や項目の追加・削除は自由です。保護はかけていないため、自社の運用に合わせて書き換えられます。
- 提出先から様式の指定がある場合は、指定された様式が優先されます。この様式は、指定が無い場面や下書きとしてお使いください。
- 会社名やロゴを入れる場合は、ヘッダーに足してください。用紙はA4縦・余白20mmで設定してあります。
- 条番号を足し引きしたときは、本文中の「第○条に定める」という引用がずれていないかを確認してください。
利用上の注意
- このテンプレートは、法令が求める記載事項と、実務で求められることが多い項目を整理した参考様式です。特定の団体が定めた様式そのものではありません。
- 提出先から様式や記載事項の指定がある場合は、そちらが優先されます。
- 法令の要件や金額の基準は改正で変わることがあります。判断の前に、所管の官庁等で最新の内容をご確認ください。
書き方と運用のポイント
契約更新のご案内に書く事項
契約更新のご案内に書く事項は、次のとおりです。
| 書くこと | 注意 |
|---|---|
| 現在の契約の満了日 | — |
| 更新後の期間と条件 | 賃料が変わるなら明示 |
| 更新に要する費用 | 更新料・事務手数料・保険 |
| 手続の期限 | 満了の何日前まで |
| 更新しない場合 | 退去の手続と期限 |
| 提出する書類 | — |
更新料と、そのほかの費用を分けて書く
更新の案内では、更新料だけでなく、かかる費用の全部を並べます。 更新料、更新事務手数料、火災保険料、保証会社の更新料。これらが別々に請求されると、「聞いていない」となります。
合計金額まで書いてください。個別の金額だけを並べると、いくら用意すればよいかが伝わりません。
賃料を変える場合は、変更後の金額と、変更する理由を書きます。据え置く場合も、据え置くと明記してください。書かないと、変わるのではと不安にさせます。
更新しない場合の手続も、同じ紙に書く
更新の案内なのに、退去の手続が書かれていない文書がよくあります。受け取った側が退去を考えている場合、結局電話することになります。
退去する場合の連絡期限、解約通知書の提出、立会いの日程調整。この3つを書いておけば、どちらの選択でも進められます。
返信の期限は、契約の満了日から逆算して決めます。更新の書類を交わす時間を考えると、満了の1か月前を期限にしている会社が多くあります。