不動産業向け 入居者名簿テンプレート

入居者名簿に載せる項目

入居者名簿に載せる項目は、次の4つに分かれます。

緊急連絡先を、同居しない人にしておきます。同居家族だけを書くと、火災や病気のときに連絡が取れません。

入居者名簿と個人情報

入居者名簿は、個人情報を多く含みます。管理を受託している場合、オーナーへの報告の範囲も決めておく必要があります。

一般には、次の形にしている会社が多くあります。

1. 名簿の保管場所と閲覧できる人を限る
2. オーナーへ渡す情報の範囲を、管理委託契約で決めておく
3. 退去した入居者の情報の保存期間を決める

ポイントはここです。2つ目は、あいまいなまま運用されていることがあります。オーナーから入居者の勤務先や年収を求められたときに、どこまで答えるかを先に決めておくと迷いません。

名簿の更新のタイミング

入居者名簿は、次のタイミングで更新すると古い情報が残りにくくなります。

• 入居・退去があったとき
• 契約を更新したとき
• 同居人が増減したとき
• 連絡先が変わったとき

更新日の列を持たせておくと、いつ時点の情報かが分かります。緊急連絡先が5年前のままだと、名簿を持っている意味が薄くなります。

空室も1行として持つ

入居者名簿は、入居している部屋だけを載せると、全体の戸数が見えません。

実務では、空室も1行として持ち、状態の列で分けている会社が多くあります。こうしておくと、次の3つが1枚で分かります。

• 総戸数
• 入居している戸数
• 空室の期間

空室の期間が長い部屋は、募集の条件を見直す材料になります。

入居者名簿と災害時の対応

入居者名簿は、災害が起きたときにも使われます。

地震や火災のあと、管理会社は物件の状況と入居者の安否を確認することになります。誰が住んでいるかが分からないと、確認そのものが始まりません。

実務では、次の形にしている会社が多くあります。

• 物件ごとの名簿を、事務所の外でも見られる状態にしておく
• 高齢の入居者や、単身の入居者に印を付けておく
• 安否確認の順番を、あらかじめ決めておく

2つ目は、優先して確認する相手を決めるためのものです。全戸に同時に連絡するのは難しいため、順番を決めておくと動き出せます。

名簿の情報をどこまでオーナーや消防に伝えるかは、あらかじめ管理委託契約で決めておく形が確実です。

オーナーに名簿をそのまま渡してよいですか。

管理委託契約で決めた範囲に沿う形になります。契約者の氏名と契約条件までとし、勤務先や緊急連絡先は渡さない運用にしている会社もあります。あらかじめ範囲を決めておくと迷いません。

退去した入居者の行はどうしますか。

退去日を入れて別シートへ移す形が扱いやすくなります。敷金の精算や、退去後の問い合わせに対応する必要があるため、一定期間は残しておく形が一般的です。