不動産業向け 原状回復の負担についての説明
原状回復の負担についての説明は、退去の立会いの後に、精算の内容を借主へ伝える文書です。
敷金の返還でもめるのは、金額そのものより、なぜその金額になるのかが分からないときです。内訳と、その根拠になる考え方を一緒に示すと、納得されやすくなります。
このテンプレートは、負担区分の考え方を先に置き、箇所ごとの内訳と経過年数による減額を示す形にしています。
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このテンプレートは誰向けですか
- 不動産業で賃貸管理の書類を作成している方
- 担当になったばかりで、まず使える様式が欲しい方
- 今使っている様式を見直す参考にしたい方
どのような場面で使いますか
賃貸管理の場面で使います。Wordで自社の内容に書き換えて使います。記入用・記入例・説明の3部が1つのファイルに入っているので、使うときは記入用だけを残してください。
含まれる項目
このテンプレートには、次の項目が入っています。不要な項目は削除して構いません。
- 1 負担区分の考え方
- 2 ご入居の期間
- 入居日
- 退去日
- ご入居の期間
- 3 立会いで確認した箇所と負担
- 4 ご負担いただく費用の内訳
- ご負担の合計（税込）
- 5 経過年数による減額について
- 6 敷金のご精算
- ご返還の時期
- ご返還の方法
- 振込手数料
- 7 添付書類
- 8 お問い合わせ先
- 会社名
- 担当
- 電話番号
- 受付時間
文書のプレビュー
実際のファイルの記入例ページです。
| 原状回復費用のご精算について 【記入例】 | |
| 前文 | このたびはご退去にあたり、立会いにご協力いただきありがとうございました。原状回復の費用及び敷金のご精算につきまして、下記… |
| 見出し | 内容 |
| 1 負担区分の考え方 | 原状回復の負担は、国土交通省の「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」の考え方に沿って区分しております。 |
| 2 ご入居の期間 | |
| 3 立会いで確認した箇所と負担 | 箇所・状況・負担・理由 |
| 4 ご負担いただく費用の内訳 | 項目・単価・数量・小計・負担割合・請求額 |
ファイル形式
| 形式 | Word（.docx） |
|---|---|
| 対応 | Microsoft Word 2016以降 ／ Googleドキュメント ／ LibreOffice Writer |
| 用紙 | A4縦・余白20mmで設定済み |
| 構成 | 本文 ／ 記入例 ／ 説明 |
| マクロ | 使用していません |
| ファイルサイズ | Word 約 10 KB |
| 更新日 | 2026年8月23日 |
| 利用料 | 無料（会員登録は不要です） |
入力方法
- 記入例と説明のページを削除します。ファイルの2ページ目以降が見本と説明です。使うときは1枚目だけを残してください。
- 枠で囲った基本情報を埋めます。事業所名・日付・作成者を先に入れておくと、後から版を追えます。
- 本文の「○○」を自社の内容に置き換えます。置き換え漏れがないか、保存前に「○」で検索してください。
- 自社に無い条や項目は、まるごと削除します。実態と違う条文を残すと、そこを指摘されます。
- 日付と署名欄を確認します。この2つが抜けていると差し戻しの原因になります。
カスタマイズ方法
- 条や項目の追加・削除は自由です。保護はかけていないため、自社の運用に合わせて書き換えられます。
- 提出先から様式の指定がある場合は、指定された様式が優先されます。この様式は、指定が無い場面や下書きとしてお使いください。
- 会社名やロゴを入れる場合は、ヘッダーに足してください。用紙はA4縦・余白20mmで設定してあります。
- 条番号を足し引きしたときは、本文中の「第○条に定める」という引用がずれていないかを確認してください。
利用上の注意
- 国土交通省の原状回復をめぐるトラブルとガイドラインは、通常の使用による損耗及び経年変化は貸主の負担とし、借主の故意過失等による損耗は借主の負担とする考え方を示しています。
- このテンプレートは、法令が求める記載事項と、実務で求められることが多い項目を整理した参考様式です。特定の団体が定めた様式そのものではありません。
- 提出先から様式や記載事項の指定がある場合は、そちらが優先されます。
- 法令の要件や金額の基準は改正で変わることがあります。判断の前に、所管の官庁等で最新の内容をご確認ください。
書き方と運用のポイント
原状回復の説明書に書く事項
原状回復の説明書に書く事項は、次のとおりです。
| 書くこと | 注意 |
|---|---|
| 負担区分の考え方 | ガイドラインの内容 |
| 箇所ごとの状況 | 立会いで確認したもの |
| 負担する側 | 貸主か借主か |
| 経過年数による減額 | 借主負担分に適用 |
| 金額の内訳 | 単価と数量 |
| 敷金の精算結果 | 返還額または請求額 |
経過年数による減額を、必ず示す
借主が負担する場合でも、経過年数に応じて負担割合が下がります。 壁紙（クロス）は6年で残存価値1円になるとされており、6年住んだ後に張り替える場合、借主の負担はごくわずかになります。
この減額を示していない精算書は、後から指摘されます。入居年数と、その箇所の耐用年数を書き、割合を計算した過程を見せてください。
ただし、減額されるのは経年変化する部分です。クリーニング費用や、器物の破損による交換のような費用は、減額の対象になりません。
単価と数量を、分けて書く
「壁紙の張り替え ○○,○○○円」とだけ書かれた精算書は、高いのか安いのか判断できません。単価と数量に分けてください。
「クロス張替 ○○㎡ × 単価○,○○○円／㎡」という形です。数量が実際の面積と合っているかを、借主が確認できる状態にするのが目的です。
見積書や写真を添付すると、さらに納得されやすくなります。立会いのときに撮った写真を使ってください。