不動産業向け 入居申込書テンプレート

入居申込書に記入してもらう項目

入居申込書に記入してもらう項目は、次の5つに分かれます。

緊急連絡先は、同居しない人を指定してもらいます。同居している家族を書いてもらうと、緊急時に連絡が取れない場面が生まれます。

申込は契約ではない

入居申込書は、契約そのものではありません。申込みの意思を示すもので、審査を経て契約に進みます。

実務では、次の点を申込者に伝えている会社が多くあります。

1. 申込みの段階では、部屋は確定していない
2. 審査に通らない場合がある
3. 申込みを撤回できる期限と、その方法

ポイントはここです。3つ目を伝えておくと、後からのトラブルが減ります。申込金を預かる場合は、返還の条件も併せて説明する形が確実です。

個人情報の扱いを説明する

入居申込書は、個人情報を多く含みます。保証会社や貸主に提供することになるため、その旨をあらかじめ伝える必要があります。

一般には、次の形にしている会社が多くあります。

• 申込書の下部に、提供先と利用目的を記載する
• 記入の前に読んでもらい、同意の署名を得る
• 審査に落ちた場合の書類の扱いを決めておく

3つ目は決めていない会社が少なくありません。審査に通らなかった申込書を、いつまでどこに保管するかを決めておくと、不要な保有を避けられます。

審査の状況を同じ用紙で追う

申込みから契約までの間に、いくつかの確認が並行して進みます。保証会社の審査、貸主の承諾、勤務先への在籍確認。

実務では、次の形にしている会社が多くあります。

• 申込書の下部に、審査の状況の欄を設ける
• 依頼した日と結果が出た日を、それぞれ書く
• 承認が下りた時点で、契約日の調整に進む

日付を両方書いておくと、どこで時間がかかっているかが分かります。同じ保証会社で回答が遅い状態が続く場合は、申込みの出し方を見直す材料になります。

申込金は預かるべきですか。

会社によって運用が分かれます。預かる場合は、名目と返還の条件を書面で明らかにしておく形が確実です。契約に至らなかった場合の返還について、あらかじめ説明しておくとトラブルを避けられます。

審査に落ちた申込書はどうしますか。

保管期間を決め、期間を過ぎたら決めた方法で処分する形が一般的です。個人情報を多く含むため、施錠できる場所での保管と、処分の方法を社内で決めておくと安全です。