不動産業向け 入居者名簿テンプレート
入居者名簿は、管理している物件に誰が住んでいるかを一覧にする表です。
部屋番号と契約者、契約期間、緊急連絡先。この4つがそろっていると、日々の対応も緊急時も、探し回らずに済みます。
このテンプレートは、物件ごとに1枚で持ち、契約の状況と保証の状況まで1行で見られる形にしたものです。入居者名簿は、日々の対応だけでなく、災害が起きたときの安否確認の起点にもなります。
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このテンプレートは誰向けですか
- 管理物件の入居状況を1枚で見たい方
- 緊急連絡先を最新に保ちたい方
- 空室の期間を把握したい方
どのような場面で使いますか
物件ごとに1枚で持ち、入退去や契約更新のたびに直します。空室も1行として持つと、総戸数と空室期間が分かります。
含まれる項目
このテンプレートには、次の項目が入っています。不要な項目は削除して構いません。
- 部屋番号
- 状態
- 契約者
- 同居人人数
- 連絡先
- 契約日
- 契約期間（満了日）
- 賃料(円)
- 共益費(円)
- 保証の方法
- 緊急連絡先
- 鍵本数
- 更新日
Excel画面のプレビュー
実際のファイルの記入例シートです。
| 入居者名簿 【記入例】 | ||||||||||||
| 管理会社 | 株式会社○○不動産 | |||||||||||
| 物件名 | ○○ハイツ（全12戸） | |||||||||||
| 部屋 番号 | 状態 | 契約者 | 同居人 人数 | 連絡先 | 契約日 | 契約期間 （満了日） | 賃料 (円) | 共益費 (円) | 保証の方法 | 緊急連絡先 | 鍵 本数 | 更新日 |
| 101 | 入居中 | 佐久間 雄大 | 0 | 090-1111-0001 | 2024/3/20 | 2026/3/31 | 89,000 | 5,000 | ○○保証 | 佐久間 幸子（母）0480-00-0000 | 2 | 2026/4/1 |
| 102 | 入居中 | 大山 翔太 | 0 | 090-3456-7890 | 2026/9/5 | 2028/9/9 | 92,000 | 5,000 | ○○保証 | 大山 隆志（父）045-000-0000 | 2 | 2026/9/5 |
| 103 | 空室 | — | — | — | — | — | 92,000 | 5,000 | — | — | 2 | 2026/7/31 |
| 201 | 入居中 | 井坂 千夏 | 1 | 080-2222-0002 | 2023/11/10 | 2027/11/30 | 95,000 | 5,000 | 連帯保証人 | 井坂 正（父）03-0000-2222 | 2 | 2025/12/1 |
ファイル形式
| 形式 | Excel（.xlsx） ／ PDF（印刷用） |
|---|---|
| 対応 | Microsoft Excel 2016以降 ／ Googleスプレッドシート ／ LibreOffice Calc |
| 用紙 | A4に収まるよう印刷範囲を設定済み |
| シート | 説明 ／ 記入用 ／ 記入例 ／ A4印刷用 |
| マクロ | 使用していません |
| ファイルサイズ | Excel 約 15 KB |
| 更新日 | 2026年8月23日 |
| 利用料 | 無料（会員登録は不要です） |
入力方法
- 上部の基本情報を埋めます。管理会社・物件名・オーナーなどの欄を先に入れてください。
- 使わない列を削除します。自社で記入しない項目は、残しておくと空欄が並ぶだけになります。
- 1行に1件ずつ記入します。記入例シートを見ながら書くと、書き方が揃います。
- 気づいたことは備考に残します。後から見返したときに、数字だけでは分からない事情が伝わります。
- 区切りのよいところでファイルを分けて保存します。月ごと・工事ごとに分けると、後から探せます。
カスタマイズ方法
- 項目の追加・削除は自由です。ロックはかけていないため、自社の運用に合わせて変更できます。
- 提出先から様式の指定がある場合は、指定された様式が優先されます。この様式は、指定が無い場面や下書きとしてお使いください。
- 会社名やロゴを入れる場合は、ヘッダーの行に足してください。印刷範囲は自動で調整されます。
- A4印刷用シートは、手書きで記入する前提で行を高くしてあります。列を増やしたときは、印刷範囲の確認をおすすめします。
利用上の注意
- このテンプレートは、法令が求める記載事項と、実務で求められることが多い項目を整理した参考様式です。特定の団体が定めた様式そのものではありません。
- 提出先から様式や記載事項の指定がある場合は、そちらが優先されます。
- 法令の要件や金額の基準は改正で変わることがあります。判断の前に、所管の官庁等で最新の内容をご確認ください。
書き方と運用のポイント
入居者名簿に載せる項目
入居者名簿に載せる項目は、次の4つに分かれます。
| 分類 | 項目 |
|---|---|
| 部屋と契約 | 部屋番号、契約者、契約日、契約期間、契約の種類 |
| 人 | 同居人、人数、連絡先、勤務先 |
| 金銭 | 賃料、共益費、敷金、支払方法 |
| 備え | 緊急連絡先、保証会社または連帯保証人、鍵の本数 |
緊急連絡先を、同居しない人にしておきます。同居家族だけを書くと、火災や病気のときに連絡が取れません。
入居者名簿と個人情報
入居者名簿は、個人情報を多く含みます。管理を受託している場合、オーナーへの報告の範囲も決めておく必要があります。
一般には、次の形にしている会社が多くあります。
- 名簿の保管場所と閲覧できる人を限る
- オーナーへ渡す情報の範囲を、管理委託契約で決めておく
- 退去した入居者の情報の保存期間を決める
ポイントはここです。2つ目は、あいまいなまま運用されていることがあります。オーナーから入居者の勤務先や年収を求められたときに、どこまで答えるかを先に決めておくと迷いません。
名簿の更新のタイミング
入居者名簿は、次のタイミングで更新すると古い情報が残りにくくなります。
- 入居・退去があったとき
- 契約を更新したとき
- 同居人が増減したとき
- 連絡先が変わったとき
更新日の列を持たせておくと、いつ時点の情報かが分かります。緊急連絡先が5年前のままだと、名簿を持っている意味が薄くなります。
空室も1行として持つ
入居者名簿は、入居している部屋だけを載せると、全体の戸数が見えません。
実務では、空室も1行として持ち、状態の列で分けている会社が多くあります。こうしておくと、次の3つが1枚で分かります。
- 総戸数
- 入居している戸数
- 空室の期間
空室の期間が長い部屋は、募集の条件を見直す材料になります。
入居者名簿と災害時の対応
入居者名簿は、災害が起きたときにも使われます。
地震や火災のあと、管理会社は物件の状況と入居者の安否を確認することになります。誰が住んでいるかが分からないと、確認そのものが始まりません。
実務では、次の形にしている会社が多くあります。
- 物件ごとの名簿を、事務所の外でも見られる状態にしておく
- 高齢の入居者や、単身の入居者に印を付けておく
- 安否確認の順番を、あらかじめ決めておく
2つ目は、優先して確認する相手を決めるためのものです。全戸に同時に連絡するのは難しいため、順番を決めておくと動き出せます。
名簿の情報をどこまでオーナーや消防に伝えるかは、あらかじめ管理委託契約で決めておく形が確実です。
よくある質問
オーナーに名簿をそのまま渡してよいですか。
管理委託契約で決めた範囲に沿う形になります。契約者の氏名と契約条件までとし、勤務先や緊急連絡先は渡さない運用にしている会社もあります。あらかじめ範囲を決めておくと迷いません。
退去した入居者の行はどうしますか。
退去日を入れて別シートへ移す形が扱いやすくなります。敷金の精算や、退去後の問い合わせに対応する必要があるため、一定期間は残しておく形が一般的です。