不動産業向け 契約更新管理表テンプレート
契約更新管理表は、賃貸借契約の満了日と、そこに向けた手続きを追う表です。
更新は2年ごとに来ます。戸数が数十を超えると、いつ誰が更新かを記憶で追うのは難しくなります。通知が遅れると、法定更新となって条件を変えられない場合があります。
このテンプレートは、満了日から逆算して通知の予定日を出し、実施したかどうかを追える形にしたものです。
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このテンプレートは誰向けですか
- 更新の通知が遅れて法定更新になった経験がある方
- 更新料と保証料をまとめて管理したい方
- 返送のない契約を追いたい方
どのような場面で使いますか
満了日から逆算して通知の予定日を出し、月初に3か月以内に満了する契約を確認します。
含まれる項目
このテンプレートには、次の項目が入っています。不要な項目は削除して構いません。
- 物件・部屋
- 契約者
- 契約の種類
- 満了日
- 通知予定日
- 通知実施日
- 意向
- 更新料(円)
- 事務手数料(円)
- 保証料(円)
- 書類受領日
- 入金日
- 新しい期間
Excel画面のプレビュー
実際のファイルの記入例シートです。
| 契約更新管理表 【記入例】 | ||||||||||||
| 管理会社 | 株式会社○○不動産 | |||||||||||
| 対象期間 | 2026年9月〜2027年3月に満了する契約 | |||||||||||
| 物件・部屋 | 契約者 | 契約の 種類 | 満了日 | 通知 予定日 | 通知 実施日 | 意向 | 更新料 (円) | 事務手数料 (円) | 保証料 (円) | 書類 受領日 | 入金日 | 新しい期間 |
| ○○ハイツ 201 | 井坂 千夏 | 普通 | 2027/11/30 | 2027/8/31 | 未通知 | 95,000 | 11,000 | 10,000 | ||||
| △△レジデンス 205 | 福井 大輔 | 普通 | 2026/10/31 | 2026/7/31 | 2026/7/29 | 更新 | 86,000 | 11,000 | 10,000 | 2026/8/12 | 2026/8/20 | 2026/11/1〜2028/10/31 |
| □□コーポ 102 | 三田 涼 | 普通 | 2026/11/30 | 2026/8/31 | 2026/8/22 | 未回答 | 78,000 | 11,000 | 10,000 | 9/10に再連絡 | ||
| ○○ハイツ 101 | 佐久間 雄大 | 普通 | 2026/3/31 | 2025/12/31 | 2025/12/20 | 更新 | 89,000 | 11,000 | 10,000 | 2026/1/18 | 2026/2/2 | 2026/4/1〜2028/3/31 |
ファイル形式
| 形式 | Excel（.xlsx） ／ PDF（印刷用） |
|---|---|
| 対応 | Microsoft Excel 2016以降 ／ Googleスプレッドシート ／ LibreOffice Calc |
| 用紙 | A4に収まるよう印刷範囲を設定済み |
| シート | 説明 ／ 記入用 ／ 記入例 ／ A4印刷用 |
| マクロ | 使用していません |
| ファイルサイズ | Excel 約 14 KB |
| 更新日 | 2026年8月23日 |
| 利用料 | 無料（会員登録は不要です） |
入力方法
- 上部の基本情報を埋めます。管理会社・対象期間・更新日などの欄を先に入れてください。
- 使わない列を削除します。自社で記入しない項目は、残しておくと空欄が並ぶだけになります。
- 1行に1件ずつ記入します。記入例シートを見ながら書くと、書き方が揃います。
- 気づいたことは備考に残します。後から見返したときに、数字だけでは分からない事情が伝わります。
- 区切りのよいところでファイルを分けて保存します。月ごと・工事ごとに分けると、後から探せます。
カスタマイズ方法
- 項目の追加・削除は自由です。ロックはかけていないため、自社の運用に合わせて変更できます。
- 提出先から様式の指定がある場合は、指定された様式が優先されます。この様式は、指定が無い場面や下書きとしてお使いください。
- 会社名やロゴを入れる場合は、ヘッダーの行に足してください。印刷範囲は自動で調整されます。
- A4印刷用シートは、手書きで記入する前提で行を高くしてあります。列を増やしたときは、印刷範囲の確認をおすすめします。
利用上の注意
- このテンプレートは、法令が求める記載事項と、実務で求められることが多い項目を整理した参考様式です。特定の団体が定めた様式そのものではありません。
- 提出先から様式や記載事項の指定がある場合は、そちらが優先されます。
- 法令の要件や金額の基準は改正で変わることがあります。判断の前に、所管の官庁等で最新の内容をご確認ください。
書き方と運用のポイント
契約更新管理表に載せる項目
契約更新管理表に載せる項目は、次の5つです。
| 項目 | 中身 |
|---|---|
| 契約 | 物件、部屋、契約者、契約期間、満了日 |
| 通知 | 通知の予定日、実施日、方法 |
| 意向 | 更新するか、退去するか、未回答か |
| 金銭 | 更新料、更新事務手数料、保証料の更新 |
| 新しい契約 | 新しい期間、新しい賃料、書類の受領日 |
通知の予定日を満了日から自動で出す形にします。契約書で通知の時期が定められている場合は、それに合わせます。
更新の手続きの流れ
更新の手続きは、次の流れで進めている会社が多くあります。
- 満了の3〜6か月前に、オーナーへ条件を確認する
- 満了の2〜3か月前に、入居者へ通知する
- 意向を確認し、更新の場合は書類を送付する
- 満了の1か月前までに、書類の返送と更新料の入金を確認する
- 満了日を過ぎたら、名簿と管理表を更新する
ポイントはここです。1つ目を先に行うと、賃料の改定を検討する時間が取れます。入居者へ通知したあとで条件を変えるのは難しくなります。
更新料と保証料
更新の際に発生する金銭は、複数あります。
- 更新料（貸主に支払われるもの。契約で定めがある場合）
- 更新事務手数料（管理会社に支払われるもの）
- 保証会社の更新保証料（保証会社に支払われるもの）
実務では、これらを一覧にして入居者へ通知している会社が多くあります。金額の合計だけを示すと、何にいくらかかるのかが伝わりません。
保証会社の更新保証料は、契約の満了日と保証の期間がずれていることがあります。表の中で別に管理しておくと、請求漏れを防げます。
法定更新にならないようにする
普通借家契約では、当事者が更新の手続きをしないまま期間が満了すると、従前と同じ条件で契約が継続することがあります。これを法定更新と呼びます。
法定更新になると、期間の定めのない契約となり、更新料の請求ができない場合があります。
実務では、次の形で防いでいる会社が多くあります。
- 通知の予定日を過ぎた行に色を付ける
- 月初に、3か月以内に満了する契約を確認する
- 返送がない場合の再連絡の予定日を持たせる
3つ目が抜けていると、通知はしたが返送がないまま満了する、という状態が生まれます。
よくある質問
更新料は必ず請求できますか。
契約書に更新料の定めがあり、その内容が明確である場合に請求する形になります。定めがない場合は請求できません。契約書の内容を確認したうえで通知する形が確実です。
定期借家契約の場合はどうなりますか。
定期借家契約は更新がなく、期間の満了で終了します。再契約する場合は、あらためて契約を結び直す形になります。期間が1年以上の場合、終了の1年前から6か月前までの間に終了の通知が必要とされています。