不動産業向け 滞納管理表テンプレート
滞納管理表は、家賃が入らなかった部屋について、その後の経過を追う表です。
滞納は、早い段階で連絡が取れるかどうかで、その後の重さが変わります。1か月目なら電話で解決することが多く、3か月を超えると手続きが必要になってきます。
このテンプレートは、督促の経過を時系列で残し、次の対応が決まる形にしたものです。
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このテンプレートは誰向けですか
- 督促の経過を記録として残したい方
- 保証会社への請求期限を切らしたくない方
- 滞納が長期化している部屋を把握したい方
どのような場面で使いますか
未入金が発生した時点で1行を作り、督促のたびに経過を書き足します。保証会社の請求期限を欄外に書いて使います。
含まれる項目
このテンプレートには、次の項目が入っています。不要な項目は削除して構いません。
- 物件・部屋
- 契約者
- 保証の方法
- 滞納月
- 月数
- 滞納額(円)
- 督促の経過
- 代位弁済請求日
- 入金日
- 次の対応
- 担当
Excel画面のプレビュー
実際のファイルの記入例シートです。
| 滞納管理表 【記入例】 | ||||||||||
| 管理会社 | 株式会社○○不動産 | |||||||||
| 対象期間 | 2026年度 | |||||||||
| 物件・部屋 | 契約者 | 保証の方法 | 滞納月 | 月数 | 滞納額 (円) | 督促の経過 | 代位弁済 請求日 | 入金日 | 次の対応 | 担当 |
| ○○ハイツ 301 | 安田 拓真 | ○○保証 | 2026年8月（駐車場分） | 0.1 | 6,000 | 7/28 電話。「駐車場分の登録が漏れていた」とのこと | — | 2026/7/31 | 完了 | 榎本 |
| △△レジデンス 205 | 福井 大輔 | ○○保証 | 2026年7月・8月 | 2 | 184,000 | 6/28 電話（不在・留守電）／7/2 書面／7/10 電話「今月中に入れる」／7/28 電話（不在）／8/3 書面 | 2026/8/10 | 2026/8/20 | 9月分の入金を確認する | 榎本 |
| □□コーポ 102 | 三田 涼 | 連帯保証人 | 2026年8月 | 1 | 78,000 | 7/28 電話「給与の入金が遅れている。8/5に支払う」／8/6 電話（未入金） | — | 8/25に連帯保証人へ連絡 | 榎本 | |
| △△レジデンス 401 | 内藤 明日香 | △△保証 | 2026年6月〜8月 | 3 | 291,000 | 5/28 電話／6/3 書面／6/20 訪問（不在）／7/1 保証会社へ請求／7/15 訪問（対応あり・分割を希望） | 2026/7/1 | 2026/7/12 | オーナーと今後の方針を協議（8/28） | 青柳 |
ファイル形式
| 形式 | Excel（.xlsx） ／ PDF（印刷用） |
|---|---|
| 対応 | Microsoft Excel 2016以降 ／ Googleスプレッドシート ／ LibreOffice Calc |
| 用紙 | A4に収まるよう印刷範囲を設定済み |
| シート | 説明 ／ 記入用 ／ 記入例 ／ A4印刷用 |
| マクロ | 使用していません |
| ファイルサイズ | Excel 約 14 KB |
| 更新日 | 2026年8月23日 |
| 利用料 | 無料（会員登録は不要です） |
入力方法
- 上部の基本情報を埋めます。管理会社・対象期間・更新日などの欄を先に入れてください。
- 使わない列を削除します。自社で記入しない項目は、残しておくと空欄が並ぶだけになります。
- 1行に1件ずつ記入します。記入例シートを見ながら書くと、書き方が揃います。
- 気づいたことは備考に残します。後から見返したときに、数字だけでは分からない事情が伝わります。
- 区切りのよいところでファイルを分けて保存します。月ごと・工事ごとに分けると、後から探せます。
カスタマイズ方法
- 項目の追加・削除は自由です。ロックはかけていないため、自社の運用に合わせて変更できます。
- 提出先から様式の指定がある場合は、指定された様式が優先されます。この様式は、指定が無い場面や下書きとしてお使いください。
- 会社名やロゴを入れる場合は、ヘッダーの行に足してください。印刷範囲は自動で調整されます。
- A4印刷用シートは、手書きで記入する前提で行を高くしてあります。列を増やしたときは、印刷範囲の確認をおすすめします。
利用上の注意
- このテンプレートは、法令が求める記載事項と、実務で求められることが多い項目を整理した参考様式です。特定の団体が定めた様式そのものではありません。
- 提出先から様式や記載事項の指定がある場合は、そちらが優先されます。
- 法令の要件や金額の基準は改正で変わることがあります。判断の前に、所管の官庁等で最新の内容をご確認ください。
書き方と運用のポイント
滞納管理表に載せる項目
滞納管理表に載せる項目は、次の5つです。
| 項目 | 中身 |
|---|---|
| 対象 | 物件、部屋番号、契約者、保証の方法 |
| 滞納の状況 | 滞納している月、月数、合計額 |
| 督促の経過 | 日付、方法（電話・訪問・書面）、相手の回答 |
| 保証会社 | 代位弁済の請求日、入金日 |
| 次の対応 | 何をいつするか |
督促の経過を日付つきで残します。いつ、どんな方法で、何を伝えたかが残っていると、後の手続きに進むときの材料になります。
督促の進め方
督促は、段階を決めておくと対応がぶれません。実務では、次の段階を置いている会社が多くあります。
- 期日の翌日 … 電話で確認（うっかりの可能性が高い）
- 1週間後 … 書面で通知（記録を残す目的も兼ねる）
- 1か月後 … 保証会社へ代位弁済を請求、連帯保証人へ連絡
- 2か月以降 … オーナーと今後の方針を協議
ポイントはここです。1つ目を丁寧に行うと、多くはここで解決します。最初の連絡を強い調子にすると、その後の連絡が取りにくくなることがあります。
記録の残し方で気をつけること
督促の記録は、後から見返される可能性があります。事実と、こちらの対応を分けて書く形が安全です。
一般には、次の点を意識している会社が多くあります。
- 相手の言葉は、要約せずに近い形で残す
- 連絡が取れなかった場合も、かけた事実を残す
- 訪問した場合は、日時と対応の有無を残す
2つ目が抜けていると、督促の努力そのものが記録に残りません。不在で連絡が取れなかった日も、1行として残す形にします。
保証会社を利用している場合
家賃債務保証を利用している場合、請求の期限が定められていることがあります。期限を過ぎると保証の対象外になることがあるため、契約の内容を確認しておく形が確実です。
実務では、次の形にしている会社が多くあります。
- 保証会社ごとの請求期限を、表の欄外に書いておく
- 請求した日と、入金があった日を両方書く
- 代位弁済が続いている部屋を、別に集計する
3つ目は、契約の継続を検討する材料になります。保証会社が支払っていても、滞納が続いている状態には変わりありません。
よくある質問
鍵を交換したり荷物を運び出したりできますか。
滞納があっても、貸主が自力で部屋に立ち入ったり鍵を交換したりすることは認められていません。明渡しを求める場合は、法的な手続きによることになります。判断に迷う場合は、弁護士に相談する形が確実です。
連帯保証人にはいつ連絡しますか。
契約の内容によりますが、1か月程度の滞納で連絡している会社が多くあります。連絡した日と伝えた内容を記録に残しておくと、後の手続きで役立ちます。