不動産業向け 鍵管理台帳テンプレート

鍵管理台帳に載せる項目

鍵管理台帳に載せる項目は、2つの層に分かれます。

返却の欄が空のまま日をまたいだ行に、色を付けます。鍵の紛失は、発覚が遅れるほど経過をたどりにくくなります。

鍵の保管の方法

鍵の保管は、事故が起きたときの責任に直結します。実務では、次の形をとっている会社が多くあります。

1. 施錠できるキーボックスに保管する
2. 鍵に部屋番号を直接書かず、管理番号で対応させる
3. キーボックスの開錠ができる人を限る

ポイントはここです。2つ目は、鍵を紛失したときの被害を小さくします。部屋番号が書かれた鍵を落とすと、その部屋が特定されてしまいます。

現地キーボックスの扱い

空室の内見では、現地にキーボックスを設置している物件があります。便利な一方で、暗証番号が広がると管理ができなくなります。

一般には、次の形にしている会社が多くあります。

• 暗証番号を定期的に変更する
• 番号を伝えた相手と日付を記録に残す
• 入居が決まったら、キーボックスを撤去する

2つ目を残しておくと、番号が広がった経路をたどれます。他社に番号を伝える場合も、記録に残す形にします。

シリンダー交換の履歴

退去のたびにシリンダーを交換する運用をとっている会社があります。交換の履歴を台帳に残しておくと、鍵の本数が合わなくなったときに経過を確認できます。

実務では、次の内容を残しています。

• 交換した日、交換した理由（退去、紛失、故障）
• 新しいキー番号、本数
• 費用と負担者

負担者を残しておくと、精算のときに参照できます。紛失による交換は借主の負担となることが一般的です。

鍵の受け渡しを入居と退去でつなぐ

鍵管理台帳は、入居と退去の場面でも使います。

入居のときは、何本を誰に渡したかを残します。退去のときは、何本が戻ったかを確認します。この2つがそろっていないと、返却されていない鍵に気づけません。

実務では、次の形にしている会社が多くあります。

• 入居時に、渡した本数を書面で相互に確認する
• 退去の立会いで、本数を数えて台帳と照らす
• 不足があった場合は、シリンダーの交換を検討する

2つ目を立会いの手順に入れておくと、その場で確認できます。あとから数えると、借主に連絡を取り直すことになります。

合鍵は何本まで作りますか。

物件と運用によって変わります。入居者へ渡す本数のほか、管理会社の保管分を1本持つ形が一般的です。本数を台帳で管理し、増やしたときは記録に残す形が安全です。

鍵を紛失した場合はどうしますか。

シリンダーの交換を検討する形になります。誰がいつ持ち出したかが台帳に残っていると、紛失の状況を確認できます。費用の負担については、契約書の定めと状況をもとに判断する形になります。