不動産業向け 修繕履歴管理表テンプレート
修繕履歴管理表は、物件でどんな修繕を行ってきたかを残す表です。
同じ箇所の不具合が繰り返し起きているかどうかは、履歴が無いと分かりません。部分的な修理を続けるより、まとめて交換したほうが安くなる場面があります。
このテンプレートは、費用と負担者を残し、オーナーへの報告と承認の経過まで追える形にしたものです。
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このテンプレートは誰向けですか
- 同じ箇所の不具合が繰り返していないか見たい方
- 費用の負担者を記録に残したい方
- オーナーの承認の経過を追いたい方
どのような場面で使いますか
修繕の受付のたびに1行を足し、対応と費用を書き込みます。年度でまとめると、設備の更新時期を検討する材料になります。
含まれる項目
このテンプレートには、次の項目が入っています。不要な項目は削除して構いません。
- 受付日
- 受付の経路
- 箇所
- 不具合の内容
- 業者
- 対応日
- 行った内容
- 見積額(円)
- 確定額(円)
- 負担者
- 報告日
- 承認日
Excel画面のプレビュー
実際のファイルの記入例シートです。
| 修繕履歴管理表 【記入例】 | |||||||||||
| 管理会社 | 株式会社○○不動産 | ||||||||||
| 物件名 | ○○ハイツ（物件番号 K-018） | ||||||||||
| 受付日 | 受付の経路 | 箇所 | 不具合の内容 | 業者 | 対応日 | 行った内容 | 見積額 (円) | 確定額 (円) | 負担者 | 報告日 | 承認日 |
| 2026/4/8 | 入居者（201） | 201号室 給湯器 | お湯が出ない。エラー表示あり | △△設備 | 2026/4/9 | 給湯器を交換（同型） | 138,000 | 138,000 | オーナー | 2026/4/8 | 2026/4/8 |
| 2026/5/22 | 巡回点検 | 共用廊下 1階 | 共用灯2か所が不点灯 | 自社 | 2026/5/22 | LED電球に交換 | 2,400 | 2,400 | オーナー | 2026/6/10 | 報告のみ |
| 2026/6/14 | 入居者（103） | 103号室 洗面台 | 水栓からの水漏れ | △△設備 | 2026/6/16 | パッキンを交換 | 8,800 | 8,800 | オーナー | 2026/7/10 | 報告のみ |
| 2026/7/3 | 入居者（301） | 301号室 エアコン | 冷えない。室外機から異音 | □□電機 | 2026/7/5 | エアコンを交換（10年経過） | 96,000 | 92,400 | オーナー | 2026/7/3 | 2026/7/4 |
ファイル形式
| 形式 | Excel（.xlsx） ／ PDF（印刷用） |
|---|---|
| 対応 | Microsoft Excel 2016以降 ／ Googleスプレッドシート ／ LibreOffice Calc |
| 用紙 | A4に収まるよう印刷範囲を設定済み |
| シート | 説明 ／ 記入用 ／ 記入例 ／ A4印刷用 |
| マクロ | 使用していません |
| ファイルサイズ | Excel 約 14 KB |
| 更新日 | 2026年8月23日 |
| 利用料 | 無料（会員登録は不要です） |
入力方法
- 上部の基本情報を埋めます。管理会社・物件名・対象期間などの欄を先に入れてください。
- 使わない列を削除します。自社で記入しない項目は、残しておくと空欄が並ぶだけになります。
- 1行に1件ずつ記入します。記入例シートを見ながら書くと、書き方が揃います。
- 気づいたことは備考に残します。後から見返したときに、数字だけでは分からない事情が伝わります。
- 区切りのよいところでファイルを分けて保存します。月ごと・工事ごとに分けると、後から探せます。
カスタマイズ方法
- 項目の追加・削除は自由です。ロックはかけていないため、自社の運用に合わせて変更できます。
- 提出先から様式の指定がある場合は、指定された様式が優先されます。この様式は、指定が無い場面や下書きとしてお使いください。
- 会社名やロゴを入れる場合は、ヘッダーの行に足してください。印刷範囲は自動で調整されます。
- A4印刷用シートは、手書きで記入する前提で行を高くしてあります。列を増やしたときは、印刷範囲の確認をおすすめします。
利用上の注意
- このテンプレートは、法令が求める記載事項と、実務で求められることが多い項目を整理した参考様式です。特定の団体が定めた様式そのものではありません。
- 提出先から様式や記載事項の指定がある場合は、そちらが優先されます。
- 法令の要件や金額の基準は改正で変わることがあります。判断の前に、所管の官庁等で最新の内容をご確認ください。
書き方と運用のポイント
修繕履歴管理表に載せる項目
修繕履歴管理表に載せる項目は、次の5つです。
| 項目 | 中身 |
|---|---|
| 発生 | 発生日、受付日、受付の経路（入居者、点検、業者） |
| 内容 | 物件、部屋または共用部、箇所、不具合の内容 |
| 対応 | 業者、対応日、行った内容 |
| 費用 | 見積額、確定額、負担者（オーナー・借主・管理会社） |
| 承認 | オーナーへの報告日、承認日、承認の方法 |
受付日と対応日を両方書きます。受け付けてから直るまでの日数が分かると、対応の速さを振り返れます。
繰り返す不具合を見つける
修繕履歴は、まとめて見ると意味が出ます。実務では、次の集計をしている会社が多くあります。
- 箇所ごとの発生件数（給湯器、水栓、エアコン、共用灯など）
- 部屋ごとの発生件数
- 年ごとの費用の合計
ポイントはここです。1つ目で件数が多い設備は、更新を検討する対象になります。築年数が同じ設備は、同じ時期に不具合が出ることが多くあります。
費用の負担をどう決めるか
修繕の費用を誰が負担するかは、原因によって変わります。
一般には、次のように整理されます。
- 経年劣化や設備の故障 … 貸主（オーナー）の負担
- 借主の故意・過失による破損 … 借主の負担
- 管理会社の手配の誤りによるもの … 管理会社の負担
判断に迷う場合は、状況を写真で残したうえで、オーナーと相談する形になります。負担者の欄を空欄のまま進めると、精算のときに揉めます。
オーナーへの報告と承認
一定の金額を超える修繕は、オーナーの承認を得てから発注する形が一般的です。金額の基準は、管理委託契約で定めていることが多くあります。
実務では、次の形にしている会社が多くあります。
- 契約で定めた金額の基準を、表の欄外に書いておく
- 基準を超えるものは、見積りを添えて報告する
- 承認の方法（書面、メール、口頭）と日付を残す
緊急の場合（水漏れなど）は、先に対応して事後に報告する形をとることがあります。その場合も、いつ連絡したかを残しておくと説明ができます。
よくある質問
緊急の修繕はどう扱いますか。
管理委託契約に、緊急時は事後の報告でよい旨を定めている場合があります。その場合も、対応した内容と連絡した日時を記録に残す形が確実です。
入居者から直接業者を呼ばれた場合はどうしますか。
費用の負担が問題になることがあります。契約書に、修繕の連絡先を管理会社とする旨が書かれているかを確認し、記録には経路を残しておく形が扱いやすくなります。