不動産業向け 業務帳簿テンプレート
業務帳簿は、宅地建物取引業者が事務所ごとに備える帳簿です。取引台帳と呼ばれることもあります。
宅地建物取引業法は、事務所ごとに帳簿を備え、宅地建物の取引があったつど、定められた事項を記載することを求めています。記載事項は施行規則で定められています。
保存期間は、各事業年度の末日をもって閉鎖したあと5年間です。自ら売主となる新築住宅については10年間となります。
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このテンプレートは誰向けですか
- 取引のつど記載する帳簿を整えたい方
- 事業年度ごとの閉鎖と保存を管理したい方
- 帳簿から契約書一式へたどれる形にしたい方
どのような場面で使いますか
取引があったつど記載し、事業年度の末日で閉鎖します。閉鎖後5年間（自ら売主となる新築住宅は10年間）保存します。
含まれる項目
このテンプレートには、次の項目が入っています。不要な項目は削除して構いません。
- 取引番号
- 取引の年月日
- 宅地建物の所在
- 面積(平方m)
- 取引態様
- 相手方の氏名
- 依頼者の氏名
- 関与した他の業者
- 金額(円)
- 報酬額(円)
- 特約その他参考事項
- 契約書の保管
Excel画面のプレビュー
実際のファイルの記入例シートです。
| 業務帳簿 【記入例】 | |||||||||||
| 商号・名称 | 株式会社○○不動産 | ||||||||||
| 免許証番号 | 東京都知事（3）第00000号 | ||||||||||
| 取引 番号 | 取引の 年月日 | 宅地建物の所在 | 面積 (平方m) | 取引態様 | 相手方の氏名 | 依頼者の氏名 | 関与した 他の業者 | 金額 (円) | 報酬額 (円) | 特約その他参考事項 | 契約書の保管 |
| 2026-001 | 2026/4/12 | 東京都○○区○○2-4-6 ○○マンション301 | 58.20 | 媒介（売買） | 田島 秀樹 | 森下 恵子 | △△住販 | 38,000,000 | 1,353,000 | 住宅ローン特約あり | ファイル A-01 |
| 2026-002 | 2026/5/8 | 東京都○○区○○5-1-2 ○○ハイツ102 | 24.50 | 媒介（賃貸） | 大山 翔太 | 中西 佳代 | なし | 92,000 | 101,200 | 定期借家（2年） | ファイル A-02 |
| 2026-003 | 2026/6/20 | 東京都□□市□□3-7 土地 | 132.40 | 代理（売買） | 株式会社◇◇ | 木村 正人 | なし | 24,500,000 | 1,732,500 | 境界確定は売主負担 | ファイル A-03 |
| 2026-004 | 2026/7/3 | 東京都○○区○○1-9-4 ○○コート205 | 31.80 | 媒介（賃貸） | 林 亜衣 | 株式会社□□興産 | ○○賃貸 | 108,000 | 118,800 | 法人契約・社宅 | ファイル A-04 |
ファイル形式
| 形式 | Excel（.xlsx） ／ PDF（印刷用） |
|---|---|
| 対応 | Microsoft Excel 2016以降 ／ Googleスプレッドシート ／ LibreOffice Calc |
| 用紙 | A4に収まるよう印刷範囲を設定済み |
| シート | 説明 ／ 記入用 ／ 記入例 ／ A4印刷用 |
| マクロ | 使用していません |
| ファイルサイズ | Excel 約 14 KB |
| 更新日 | 2026年8月23日 |
| 利用料 | 無料（会員登録は不要です） |
入力方法
- 上部の基本情報を埋めます。商号・名称・免許証番号・事務所名などの欄を先に入れてください。
- 使わない列を削除します。自社で記入しない項目は、残しておくと空欄が並ぶだけになります。
- 1行に1件ずつ記入します。記入例シートを見ながら書くと、書き方が揃います。
- 気づいたことは備考に残します。後から見返したときに、数字だけでは分からない事情が伝わります。
- 区切りのよいところでファイルを分けて保存します。月ごと・工事ごとに分けると、後から探せます。
カスタマイズ方法
- 項目の追加・削除は自由です。ロックはかけていないため、自社の運用に合わせて変更できます。
- 提出先から様式の指定がある場合は、指定された様式が優先されます。この様式は、指定が無い場面や下書きとしてお使いください。
- 会社名やロゴを入れる場合は、ヘッダーの行に足してください。印刷範囲は自動で調整されます。
- A4印刷用シートは、手書きで記入する前提で行を高くしてあります。列を増やしたときは、印刷範囲の確認をおすすめします。
利用上の注意
- 宅地建物取引業法第49条は、事務所ごとに帳簿を備え、取引のあったつど記載することを求めています。記載事項は施行規則第18条に定められ、各事業年度の末日をもって閉鎖し、閉鎖後5年間（自ら売主となる新築住宅は10年間）保存することとされています。
- このテンプレートは、法令が求める記載事項と、実務で求められることが多い項目を整理した参考様式です。特定の団体が定めた様式そのものではありません。
- 提出先から様式や記載事項の指定がある場合は、そちらが優先されます。
- 法令の要件や金額の基準は改正で変わることがあります。判断の前に、所管の官庁等で最新の内容をご確認ください。
書き方と運用のポイント
業務帳簿に記載する事項
業務帳簿に記載する事項は、施行規則で定められています。
| 記載事項 | 補足 |
|---|---|
| 取引の年月日 | 契約が成立した日 |
| 宅地建物の所在および面積 | |
| 取引態様の別 | 売買、交換、代理、媒介の別 |
| 取引の相手方および代理を依頼した者の氏名 | 法人の場合は商号 |
| 取引に関与した他の宅地建物取引業者の商号 | |
| 売買金額、交換物件の価額、賃借の対価 | |
| 報酬の額 | |
| 取引に関する特約その他参考事項 |
取引があったつど記載するという点が、この帳簿の特徴です。年度末にまとめて作ると、記載の時期が説明できません。
業務帳簿の閉鎖と保存
業務帳簿は、各事業年度の末日をもって閉鎖します。閉鎖したあと5年間の保存が求められます。
自ら売主となる新築住宅に関する部分については、10年間の保存となります。1つの帳簿に両方が混ざる場合は、長いほうに合わせて保存している会社が多くあります。
一般には、次の形で管理している会社が多くあります。
- 事業年度ごとにファイルを分ける
- 閉鎖した日を帳簿に記載する
- 保存期間の満了年を、ファイルの表紙に書いておく
3つ目があると、廃棄してよいかどうかがファイルを開かずに分かります。
電子で備える場合
業務帳簿は、電磁的方法で備えることも認められています。パソコンで管理し、必要なときに紙に出力できる状態であれば差し支えないと解されています。
実務では、次の点を確認しておくと安全です。
- 立入検査のときに、その場で表示または印刷できるか
- 事業年度ごとに閉鎖した状態を保てるか
- 保存期間のあいだ、データが失われない仕組みがあるか
ポイントはここです。2つ目については、閉鎖したあとに書き換えられない形にしておくと、記録としての信頼性が保てます。年度末に別名で保存し、以降は触らない運用にしている会社があります。
帳簿と他の書類の関係
業務帳簿は、取引の一覧です。個別の取引の詳細は、媒介契約書や重要事項説明書、契約書に残ります。
一般には、次の形でつないでいる会社が多くあります。
- 帳簿に取引番号を振り、契約書一式のファイル名に同じ番号を使う
- 帳簿の備考欄に、契約書の保管場所を書く
こうしておくと、帳簿から個別の書類へたどれます。立入検査で個別の取引について尋ねられたときも、探す時間が短くなります。
よくある質問
取引が成立しなかった案件も記載しますか。
記載の対象は取引があった場合です。成立しなかった案件は帳簿の対象外ですが、社内の営業管理として別の表で追っている会社が多くあります。
事務所が複数ある場合はどうしますか。
事務所ごとに備えることが求められています。取引を行った事務所の帳簿に記載する形になります。