不動産業向け 追客管理表テンプレート
追客管理表は、問い合わせのあったお客様全員を横に並べて、次に何をするかを追う表です。
反響は、来た瞬間がもっとも熱く、時間が経つほど反応が薄くなります。誰に対して次に何をするかが1か所に集まっていないと、忘れられる案件が生まれます。
このテンプレートは、次の行動とその予定日を必ず持たせ、予定日を過ぎた行に気づける形にしたものです。
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このテンプレートは誰向けですか
- 反響が止まっている案件に気づきたい方
- 経路ごとの成約率を見たい方
- 朝礼で確認する範囲を絞りたい方
どのような場面で使いますか
問い合わせのたびに1行を足し、対応のたびに次の行動と予定日を更新します。予定日を過ぎた行に色を付けて使います。
含まれる項目
このテンプレートには、次の項目が入っています。不要な項目は削除して構いません。
- 顧客番号
- お名前
- 反響の経路
- 希望の概要
- 初回接触日
- 最終接触日
- 進度
- 次の行動
- 予定日
- 担当
- 備考
Excel画面のプレビュー
実際のファイルの記入例シートです。
| 追客管理表 【記入例】 | ||||||||||
| 商号・名称 | 株式会社○○不動産 | |||||||||
| 対象期間 | 2026年8月 | |||||||||
| 顧客 番号 | お名前 | 反響の経路 | 希望の概要 | 初回 接触日 | 最終 接触日 | 進度 | 次の行動 | 予定日 | 担当 | 備考 |
| C-2026-118 | 田島 秀樹 様 | 自社サイト | ○○区・中古マンション・4,000万円 | 2026/8/16 | 2026/8/23 | 内見済 | 徒歩8分以内の物件を3件提案 | 2026/8/26 | 石田 | 駅距離を優先 |
| C-2026-115 | 森下 恵子 様 | 電話（売却相談） | ○○マンション301の売却 | 2026/8/10 | 2026/8/18 | 媒介契約 | 販売活動の中間報告 | 2026/8/31 | 青柳 | 専任媒介 |
| C-2026-121 | 大山 翔太 様 | ポータルサイト | ○○区・賃貸1K・9万円まで | 2026/8/19 | 2026/8/19 | 問い合わせ | 内見の日程を打診 | 2026/8/22 | 石田 | 返信待ち |
| C-2026-109 | 木村 正人 様 | 紹介 | □□市・土地の売却 | 2026/8/3 | 2026/8/20 | 申込 | 契約日の調整 | 2026/8/27 | 青柳 | 境界確定が必要 |
ファイル形式
| 形式 | Excel（.xlsx） ／ PDF（印刷用） |
|---|---|
| 対応 | Microsoft Excel 2016以降 ／ Googleスプレッドシート ／ LibreOffice Calc |
| 用紙 | A4に収まるよう印刷範囲を設定済み |
| シート | 説明 ／ 記入用 ／ 記入例 ／ A4印刷用 |
| マクロ | 使用していません |
| ファイルサイズ | Excel 約 14 KB |
| 更新日 | 2026年8月23日 |
| 利用料 | 無料（会員登録は不要です） |
入力方法
- 上部の基本情報を埋めます。商号・名称・対象期間・更新日などの欄を先に入れてください。
- 使わない列を削除します。自社で記入しない項目は、残しておくと空欄が並ぶだけになります。
- 1行に1件ずつ記入します。記入例シートを見ながら書くと、書き方が揃います。
- 気づいたことは備考に残します。後から見返したときに、数字だけでは分からない事情が伝わります。
- 区切りのよいところでファイルを分けて保存します。月ごと・工事ごとに分けると、後から探せます。
カスタマイズ方法
- 項目の追加・削除は自由です。ロックはかけていないため、自社の運用に合わせて変更できます。
- 提出先から様式の指定がある場合は、指定された様式が優先されます。この様式は、指定が無い場面や下書きとしてお使いください。
- 会社名やロゴを入れる場合は、ヘッダーの行に足してください。印刷範囲は自動で調整されます。
- A4印刷用シートは、手書きで記入する前提で行を高くしてあります。列を増やしたときは、印刷範囲の確認をおすすめします。
利用上の注意
- このテンプレートは、法令が求める記載事項と、実務で求められることが多い項目を整理した参考様式です。特定の団体が定めた様式そのものではありません。
- 提出先から様式や記載事項の指定がある場合は、そちらが優先されます。
- 法令の要件や金額の基準は改正で変わることがあります。判断の前に、所管の官庁等で最新の内容をご確認ください。
書き方と運用のポイント
追客管理表に載せる項目
追客管理表に載せる項目は、次の6つです。
| 項目 | 中身 |
|---|---|
| 顧客番号・氏名 | 顧客カードと対応させる |
| 反響の経路 | どこから来た問い合わせか |
| 初回接触日・最終接触日 | いつから、最後はいつ |
| 進度 | 問い合わせ、内見済、申込、契約、終了 |
| 次の行動と予定日 | 次に何をいつするか |
| 担当者 |
次の行動と予定日を必ず埋めます。空欄の行は、そのまま止まります。何もしないと決めた場合も「保留（3か月後に再連絡）」のように書いておくと、意図的な保留だと分かります。
反響の経路を残す意味
反響の経路を残しておくと、どこからの問い合わせが成約につながっているかが見えます。
一般には、次の集計をしている会社が多くあります。
- 経路ごとの問い合わせ件数
- 経路ごとの内見に進んだ件数
- 経路ごとの成約件数
ポイントはここです。件数だけでなく、次の段階に進んだ割合まで見ると、広告費の配分の判断ができます。問い合わせは多いが内見に進まない経路は、掲載の内容と実際の物件が合っていない可能性があります。
止まっている案件に気づく
追客管理表は、止まっている案件に気づくための表です。実務では、次の形にしている会社が多くあります。
- 次の行動の予定日を過ぎた行に、色が付く数式を入れる
- 最終接触日から一定の日数が経った行にも色を付ける
- 朝礼で、色の付いた行だけを確認する
3つ目にすると、確認の時間が短くなります。全件を毎日見ようとすると、続きません。
終了した案件の扱い
成約に至らなかった案件は、行を消さずに「終了」として残す形が一般的です。
終了の理由も併せて残しておくと、次の材料になります。
- 他社で決めた
- 条件に合う物件が無かった
- 資金の都合で見送り
- 連絡が取れなくなった
4つ目が多い場合は、追客の間隔や連絡の方法を見直す材料になります。1つ目が多い場合は、提案の速さが課題であることが多くあります。
追客の間隔をどう決めるか
追客の間隔は、案件の段階によって変えると自然な形になります。
一般には、次の目安が使われています。
- 問い合わせの直後 … 当日から翌日に1回目
- 内見の前 … 2日から3日に1回
- 内見のあと … 当日にお礼、その後は週1回程度
- 保留になったもの … 1か月から3か月に1回
ポイントはここです。同じ間隔で全員に連絡すると、熱い案件には遅く、冷めた案件にはしつこくなります。段階の列を持たせておくと、間隔を切り替える判断ができます。
連絡の手段も、段階で変える形が広く使われています。最初は電話、反応が薄くなったらメールという順です。
よくある質問
何件くらいまで1枚で管理できますか。
実務では50件から100件程度までが1枚で見られる範囲です。それを超える場合は、担当者ごとにシートを分けるか、進度で絞り込む形が扱いやすくなります。
売主側（媒介の依頼者）も同じ表で管理できますか。
区分の列を足して管理している会社があります。買主側と売主側では次の行動の性質が違うため、別のシートに分けている会社も多くあります。