不動産業向け 顧客カードテンプレート

顧客カードに残す情報

顧客カードに残す情報は、次の4つに分かれます。

背景の欄を空欄にしないことが、この用紙を使えるものにします。条件に合う物件が無いときに、何を優先すればよいかは背景からしか分かりません。

希望条件は優先順位まで聞く

希望条件は、すべてを満たす物件がないことが前提になります。実務では、次の形で聞き取っている会社が多くあります。

1. 挙がった条件を並べる
2. そのうち、譲れないものを2つまで選んでもらう
3. 逆に、条件が合えば妥協できるものを聞く

ポイントはここです。2つ目を聞いておくと、紹介する物件の幅が変わります。すべてを満たす物件を探し続けるより、譲れない条件を満たす物件を早く見せるほうが、話が進むことがあります。

個人情報の扱い

顧客カードは、個人情報を含む書類です。個人情報の保護に関する法律では、利用目的をあらかじめ特定し、通知または公表することが求められています。

実務では、次の形にしている会社が多くあります。

• 用紙に利用目的を書き、記入の前に読んでもらう
• 保管場所を決め、施錠できる場所に置く
• 保存期間を決め、期間を過ぎたものは決めた方法で処分する

3つ目は決めていない会社が少なくありません。何年も前の来店カードが引き出しに残っている状態は、漏えいのリスクだけが残ります。

顧客カードと追客管理のつながり

顧客カードは、1人ぶんの情報を深く持つ用紙です。追客管理表は、全員を横に並べて次の行動を追う表です。

一般には、次の形でつないでいる会社が多くあります。

• 顧客カードに顧客番号を振り、追客管理表の行と対応させる
• 対応の履歴は、顧客カードの下部に書き足す
• 追客管理表には、次にいつ何をするかだけを書く

こうしておくと、追客管理表が長い文章で埋まらずに済みます。

問い合わせだけのお客様も作りますか。

作る形が一般的です。電話やメールだけの問い合わせでも、希望条件と連絡先が残っていれば、条件に合う物件が出たときに連絡できます。

保存期間はどのくらいにしますか。

法令で一律に定められているわけではありません。成約したお客様は契約書類と同じ期間、成約に至らなかったお客様は1年から3年程度としている会社が多くあります。社内で決めて明文化しておく形が確実です。