不動産業向け 物件台帳テンプレート

物件台帳に載せる項目

物件台帳に載せる項目は、次の5つに分かれます。

法定点検の欄を台帳に持たせます。消防設備点検や貯水槽の清掃など、周期が決まっているものは、台帳で管理しないと抜けます。

法定点検の管理

賃貸物件には、法令に基づく点検や報告が必要になるものがあります。建物の規模や設備によって、対象になるものが変わります。

一般には、次のようなものが挙げられます。

1. 消防用設備等の点検と報告
2. 簡易専用水道の管理の検査（受水槽の有効容量が10立方メートルを超える場合）
3. 昇降機の定期検査報告
4. 特定建築物の定期調査報告（規模と用途による）

ポイントはここです。どれが自分の物件に該当するかは、建物ごとに違います。台帳に「該当・非該当」を書いておくと、毎回調べ直さずに済みます。

関係業者を台帳に載せる

物件には、複数の業者が関わります。設備が故障したとき、どこに連絡するかが台帳に書いてあると、対応が早くなります。

実務では、次の業者を載せている会社が多くあります。

• 消防設備の点検業者
• 給排水設備の業者
• エレベーターの保守会社
• 清掃業者
• 緊急対応の業者（夜間・休日）

最後の1つが重要になります。夜間に水漏れの連絡が来たときに、台帳を開けば連絡先が分かる状態にしておくと、対応が変わります。

台帳の更新

物件台帳は、次のタイミングで更新すると古い情報が残りにくくなります。

• 管理委託契約を更新したとき
• オーナーが変わったとき（相続、売却）
• 大規模な修繕や設備の更新を行ったとき
• 法定点検の結果が出たとき

オーナーが変わったときは、台帳だけでなく契約関係の書類も差し替えることになります。変更の履歴を残しておくと、経過をたどれます。

区分所有のマンションでも使えますか。

使えます。区分所有の場合は、管理組合と管理会社の情報、管理規約の内容を書く欄を足す形が扱いやすくなります。建物全体の法定点検は管理組合が行うことが多いため、その旨を書いておくと混乱しません。

オーナーが複数いる場合はどう書きますか。

共有者の欄を作り、持分と代表者を書く形が一般的です。連絡や送金の窓口を誰にするかも台帳に書いておくと、手続きが滞りません。