不動産業向け 滞納管理表テンプレート

滞納管理表に載せる項目

滞納管理表に載せる項目は、次の5つです。

督促の経過を日付つきで残します。いつ、どんな方法で、何を伝えたかが残っていると、後の手続きに進むときの材料になります。

督促の進め方

督促は、段階を決めておくと対応がぶれません。実務では、次の段階を置いている会社が多くあります。

1. 期日の翌日 … 電話で確認（うっかりの可能性が高い）
2. 1週間後 … 書面で通知（記録を残す目的も兼ねる）
3. 1か月後 … 保証会社へ代位弁済を請求、連帯保証人へ連絡
4. 2か月以降 … オーナーと今後の方針を協議

ポイントはここです。1つ目を丁寧に行うと、多くはここで解決します。最初の連絡を強い調子にすると、その後の連絡が取りにくくなることがあります。

記録の残し方で気をつけること

督促の記録は、後から見返される可能性があります。事実と、こちらの対応を分けて書く形が安全です。

一般には、次の点を意識している会社が多くあります。

• 相手の言葉は、要約せずに近い形で残す
• 連絡が取れなかった場合も、かけた事実を残す
• 訪問した場合は、日時と対応の有無を残す

2つ目が抜けていると、督促の努力そのものが記録に残りません。不在で連絡が取れなかった日も、1行として残す形にします。

保証会社を利用している場合

家賃債務保証を利用している場合、請求の期限が定められていることがあります。期限を過ぎると保証の対象外になることがあるため、契約の内容を確認しておく形が確実です。

実務では、次の形にしている会社が多くあります。

• 保証会社ごとの請求期限を、表の欄外に書いておく
• 請求した日と、入金があった日を両方書く
• 代位弁済が続いている部屋を、別に集計する

3つ目は、契約の継続を検討する材料になります。保証会社が支払っていても、滞納が続いている状態には変わりありません。

督促でしてはいけないこと

滞納が続くと、つい強く出たくなります。ただし、督促の方法には制限があります。

この様式では、進め方を「説明」シートに書いています。

• 期日の翌営業日に、まず電話をかける。つながらなくても、かけた事実を残す
• 強い言い方、時間外の連絡、貼り紙、鍵の交換はしない
• 判断に迷ったら責任者に相談する

やってはいけないことを様式に書いておきます。担当者が1人で抱えていると、追い詰められて手が出てしまいます。

終わった行と、まだの行を分ける

入金があったら「入金日」を書き、「次の対応」を空にせず「完了」と書きます。

空欄は、対応中なのか終わったのか分かりません。担当が変わったときに、同じ人へもう一度督促してしまいます。記入者・管理責任者・オーナーへの報告の欄は、いちばん下にあります。

鍵を交換したり荷物を運び出したりできますか。

滞納があっても、貸主が自力で部屋に立ち入ったり鍵を交換したりすることは認められていません。明渡しを求める場合は、法的な手続きによることになります。判断に迷う場合は、弁護士に相談する形が確実です。

連帯保証人にはいつ連絡しますか。

契約の内容によりますが、1か月程度の滞納で連絡している会社が多くあります。連絡した日と伝えた内容を記録に残しておくと、後の手続きで役立ちます。