不動産業向け 業務帳簿テンプレート

業務帳簿に記載する事項

業務帳簿に記載する事項は、施行規則で定められています。

取引があったつど記載するという点が、この帳簿の特徴です。年度末にまとめて作ると、記載の時期が説明できません。

業務帳簿の閉鎖と保存

業務帳簿は、各事業年度の末日をもって閉鎖します。閉鎖したあと5年間の保存が求められます。

自ら売主となる新築住宅に関する部分については、10年間の保存となります。1つの帳簿に両方が混ざる場合は、長いほうに合わせて保存している会社が多くあります。

一般には、次の形で管理している会社が多くあります。

• 事業年度ごとにファイルを分ける
• 閉鎖した日を帳簿に記載する
• 保存期間の満了年を、ファイルの表紙に書いておく

3つ目があると、廃棄してよいかどうかがファイルを開かずに分かります。

電子で備える場合

業務帳簿は、電磁的方法で備えることも認められています。パソコンで管理し、必要なときに紙に出力できる状態であれば差し支えないと解されています。

実務では、次の点を確認しておくと安全です。

1. 立入検査のときに、その場で表示または印刷できるか
2. 事業年度ごとに閉鎖した状態を保てるか
3. 保存期間のあいだ、データが失われない仕組みがあるか

ポイントはここです。2つ目については、閉鎖したあとに書き換えられない形にしておくと、記録としての信頼性が保てます。年度末に別名で保存し、以降は触らない運用にしている会社があります。

帳簿と他の書類の関係

業務帳簿は、取引の一覧です。個別の取引の詳細は、媒介契約書や重要事項説明書、契約書に残ります。

一般には、次の形でつないでいる会社が多くあります。

• 帳簿に取引番号を振り、契約書一式のファイル名に同じ番号を使う
• 帳簿の備考欄に、契約書の保管場所を書く

こうしておくと、帳簿から個別の書類へたどれます。立入検査で個別の取引について尋ねられたときも、探す時間が短くなります。

取引が成立しなかった案件も記載しますか。

記載の対象は取引があった場合です。成立しなかった案件は帳簿の対象外ですが、社内の営業管理として別の表で追っている会社が多くあります。

事務所が複数ある場合はどうしますか。

事務所ごとに備えることが求められています。取引を行った事務所の帳簿に記載する形になります。