不動産業向け 媒介契約管理表テンプレート

媒介契約の3つの種類

媒介契約には、3つの種類があります。依頼者が他社にも依頼できるか、自己発見取引ができるかで分かれます。

専任と専属専任は、依頼者が他社に頼めない代わりに、業者側の義務が重くなる形になっています。

指定流通機構への登録期限

専任媒介契約と専属専任媒介契約では、指定流通機構（レインズ）への登録が求められています。

いずれも休業日は算入しない形とされています。ポイントはここです。カレンダー上の日数ではなく、営業日で数える形になります。

登録したときは、登録を証する書面を依頼者へ引き渡すこととされています。管理表に交付の日を書く欄を設けておくと、この手順まで残ります。

業務の処理状況の報告

専任媒介契約と専属専任媒介契約では、業務の処理状況を依頼者へ報告することが求められています。

報告の方法は、書面のほか電子メール等による方法も広く使われています。報告した日と方法を記録に残しておくと、後から示せる形になります。

一般媒介契約では、法令上の報告義務は定められていません。標準約款にもとづき報告を行っている会社もあります。

報告に書く内容

報告の内容について、細かい様式が定められているわけではありません。実務では、次の内容を書く形が広く使われています。

1. 期間中の問い合わせ件数と、その内訳（電話・メール・ポータルサイト）
2. 内見の実施件数と、来た方の反応
3. 指定流通機構での閲覧状況
4. 広告の掲載状況
5. 次の期間に行う予定

件数が0件の期間も報告する形になります。0件が続く場合は、価格や広告の見直しを提案する材料になります。

有効期間の満了と更新

専任・専属専任の有効期間は3か月を超えられません。満了したときは、依頼者からの申出があれば更新できる形とされています。

自動更新の特約は認められていないため、更新のたびに依頼者の意思を確かめる形になります。

実務では、次の流れがとられています。

• 満了の2週間ほど前に、更新の意向を確認する
• 更新する場合は、あらためて書面を作成して交付する
• 更新しない場合は、一般媒介への切り替えや終了を確認する

管理表の満了日の列で並べ替えると、確認する順番が決まります。

媒介契約書の保存

媒介契約書の写しは、業務帳簿とあわせて保存しておく形が一般的です。宅地建物取引業法にもとづく帳簿の保存期間は、閉鎖後5年間（自ら売主となる新築住宅は10年間）とされています。

この管理表は帳簿そのものではありません。期限を追うための表として使い、契約書の写しは別に綴じておく形が扱いやすくなります。

レインズへの登録期限は営業日で数えるのですか。

専任媒介契約は7日以内、専属専任媒介契約は5日以内とされ、いずれも休業日は算入しない形とされています。自社の休業日を踏まえて期限を出す形になります。

報告はメールでもよいですか。

書面のほか、電子メール等による方法も広く使われています。送信した日と内容が後から確認できる形にしておくと、報告した事実を示せます。

一般媒介でも報告は必要ですか。

法令上の報告義務は専任・専属専任について定められています。一般媒介でも標準約款にもとづき報告を行っている会社があります。